Jak złożyć dokument w postaci elektronicznej?

Szanowni Klienci, udostępniamy Państwu trzy możliwości złożenia dokumentu w postaci elektronicznej:

1. E-Doręczenia
2. Informatyczne nośniki danych

1. E-Doręczenia

      Na system e-Doręczeń składają się elektroniczne skrzynki doręczeniowe przypisane zarejestrowanym użytkownikom. Po zalogowaniu użytkownik może wysyłać i odbierać elektroniczne listy polecone i inne dokumenty, które są automatycznie rejestrowane i zabezpieczane przed nieautoryzowanym dostępem.
      Jeżeli podanie nie będzie spełniało wymagań ustalonych w przepisach prawa, adresat zostanie wezwany do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.
(art. 64 § 2 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego)
      E-Doręczenia zapewniają pełne potwierdzenie doręczenia, które jest równoważne 
z tradycyjnym potwierdzeniem odbioru listu poleconego. System rejestruje zarówno datę wysłania, jak i odebrania dokumentu, co eliminuje wątpliwości związane z terminami proceduralnymi.
      Po rozpatrzeniu podania, Urząd Miejski w Elblągu prześle odpowiedź na adres do e-Doręczeń adresata.

Adres skrzynki e-Doręczeń - URZĄD MIEJSKI W ELBLĄGU
AE:PL-34593-82312-RISEC-17

e-Doręczenia poradnik

2. Informatyczne nośniki danych

Nośniki danych przekazane do Urzędu Miejskiego w Elblągu powinny być opatrzone: imieniem i nazwiskiem oraz adresem korespondencyjnym osoby wnoszącej.

      Potwierdzeniem złożenia przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych będzie wydruk notatki o przyjętej przesyłce, o której mowa niżej, z naniesioną 
i wypełnioną pieczęcią wpływu, chyba, że składany dokument jest podpisany  podpisem kwalifikowanym. Wówczas poświadczenie przedłożenia zostanie przesłane na adres poczty elektronicznej wskazany przez doręczającego albo zapisane na dodatkowym informatycznym nośniku danych dostarczonym przez doręczającego.

Przesyłki przekazane na informatycznych nośnikach danych dzielimy na:
 - przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych,
 - stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

WAŻNE: Dokument elektroniczny doręczany na informatycznym nośniku danych jest przekazywany wraz z tym nośnikiem.

Przyjmujemy następujące typy informatycznych nośników danych:

• Płyta CD, DVD, Blu -Ray,
• Pendrive (USB Flash Drive).

Akceptowane są następujące struktury fizyczne dokumentów elektronicznych:

1.  do danych zawierających dokumenty tekstowe lub tekstowo-graficzne lub multimedialne- formaty danych, umożliwiające ich przeglądanie i drukowanie przy użyciu popularnych przeglądarek i edytorów: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, Open XML (.docx, .xlsx, .pptx);
2.  do danych zawierających informację graficzną - formaty danych: .gif, .jpg (.jpeg), .geotiff, .tif (.tiff), .png, .svg;
3.  do danych zawierających informację dźwiękową lub filmową: .wav, .mp3, .avi, .mpeg, .mp4;
4.  do kompresji (zmniejszenia objętości) dokumentów elektronicznych: .zip, .tar, .gz (.gzip), .7Z;
5.  do określenia struktury i wizualizacji dokumentu elektronicznego:
   • do definiowania układu informacji: .xml, .xsd, .gml, .rng;
   • do przetwarzania dokumentów zapisanych w formacie XML: .xls, .xslt;
6.  do elektronicznego podpisywania i szyfrowania dokumentów elektronicznych: XMLsig, .XAdES, PAdES, CAdES, XMLenc.

      Odpowiedzi na pisma złożone na informatycznych nośnikach danych, są wysyłane w postaci elektronicznej na adres skrzynki e-Doręczeń albo adres ePUAP Klienta.
      W przypadku braku ww. adresów elektronicznych odpowiedź na pismo zostanie wysłana w postaci papierowej na adres zwrotny wskazany przez Klienta. 

Dokument na informatycznym nośniku danych należy złożyć w:

Urzędzie Miejskim w Elblągu
Budynek „A”,
ul. Łączności 1
82-300 Elbląg
parter, pokój nr 100

Poczta elektroniczna (E-mail)

      Ponadto na adres e-mail Urzędu Miejskiego w Elblągu oraz adresy poszczególnych Departamentów i Biur Klienci Urzędu mogą składać pisma w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania,  stanowiące jedynie elektroniczną formę kontaktu Klienta z Urzędem.

WYJĄTEK

      Zgodnie z przepisami dopuszcza się wykorzystanie poczty elektronicznej do wnoszenia do organów administracji publicznej tj. do Urzędu Miejskiego w Elblągu następujących pism: skarg i wniosków w rozumieniu działu VIII KPA, petycji oraz wniosków o udostępnienie informacji publicznej, gdyż nie wymagają one formy pisemnej z podpisem własnoręcznym.

Adres poczty elektronicznej:
umelblag@umelblag.pl