Pierwsza debata konsultacyjna za nami

Debata odbyła się 13.11.2013 w Ratuszu Staromiejskim w Elblągu w godz. 17.00-19.30. Wzięło w niej udział ok. 40 mieszkańców, w tym ponad połowa przedstawicieli organizacji pozarządowych. Celem debaty była ocena dotychczas prowadzonych konsultacji społecznych przez samorząd elbląski oraz uzyskanie odpowiedzi od mieszkańców/członków organizacji pozarządowych, w jaki sposób powinny być prowadzone konsultacje społeczne.



Zebrani podzieleni zostali na 3 grupy warsztatowe, prowadzone przez moderatorów. Praca grup odbywała się w odrębnych pomieszczeniach. Wyniki prac grupy były spisywane, a na koniec spotkania omówione przez moderatorów na forum.
Na podstawie wyników prac grup warsztatowych opracowane zostały poniższe wnioski i rekomendacje.
Wnioski i rekomendacje
I. Ocena dotychczas prowadzonych konsultacji
1. Istnieją regulacje (uchwała Rady Miejskiej w Elblągu) dotyczące konsultowania projektów aktów prawa miejscowego z organizacjami pozarządowymi. Takich konsultacji jest stosunkowo dużo.
a. Należy doskonalić konsultacje z organizacjami.
2. Nie istnieją wewnętrzne regulacje samorządu dotyczące konsultacji społecznych z mieszkańcami. W dotychczasowych konsultacjach przeważa forma plebiscytu: kolor tramwajów, patroni, lokalizacja stojaków rowerowych itp. Powoływane są zespoły wspólne m.in. do konsultacji: Elbląska Rada Kultury, zespół ds. tworzenia strategii rozwoju Elbląga itp.
a. Należy wypracować regulacje dotyczące konsultacji społecznych z mieszkańcami.
3. Specyficzną metodą konsultacji jest Budżet Obywatelski, gdzie mieszkańcy mogą wskazać zadania do realizacji przez samorząd.
a. Należy zwiększyć kwotę z budżetu miasta na potrzeby Budżetu Obywatelskiego.
b. Należy utworzyć zespół z udziałem strony społecznej, którego celem byłoby zarządzanie i doskonalenie Budżetu Obywatelskiego.
4. Widoczna jest zwiększająca się gotowość mieszkańców do udziału w konsultacjach społecznych.
a. Należy podejmować działania zachęcające mieszkańców do udziału w konsultacjach, zwiększania świadomości w tym zakresie. Należy budować ich poczucie wpływu na decyzje samorządu.
b. Należy upowszechniać konsultacje społeczne.
c. Należy zadbać o to, by konsultacje społeczne były postrzegane pozytywnie, jako realne zasięganie opinii mieszkańców. Szczególnie, aby procesy konsultacyjne nie
były kojarzone z legitymizacją faktów, bądź cedowaniem odpowiedzialności władzy za podejmowane decyzje na mieszkańców.
II. Jak prowadzić konsultacje z mieszkańcami
1. Tematy konsultacji
Każdy temat, który wprowadza ważną zmianę dla mieszkańców (w wymiarze całego miasta, dzielnicy, osiedla czy ulicy) powinien być konsultowany.
Należy opracować mechanizm „odrzucający” nierealne pomysły.
Należy opracowywać i poddawać pod konsultacje pomysły alternatywne – co oznacza poszukiwanie innych możliwości realizacji zamierzeń.
Konsultować należy:
- Istotne inwestycje komunalne i prywatne (w kontekście możliwej uciążliwości/zmiany dla mieszkańców).
- Rozwiązania w zakresie komunikacji miejskiej.
- Pozyskiwanie środków unijnych na konkretne projekty.
- Podział na dzielnice.
- Zagadnienia, które mają alternatywne rozwiązania (np. budowa basenu czy boiska).
- Programy i dokumenty strategiczne (począwszy od założeń tych dokumentów).
- Mienie komunalne (np. sprzedaż ważniejszych nieruchomości, firm komunalnych).
- Przestrzeń miejska (tereny zielone, miejsca rekreacji).
- Budżet miasta.
- Pomniki, fontanny, małe formy architektury.
- Kwestie ochrony zdrowia
- Decyzje strategiczne odnośnie rozwoju miasta.
- Wydatki z budżetu miasta powyżej określonej kwoty.
2. Zasady prowadzenia konsultacji
- Konsultacje powinny być prowadzone w ramach otwartego dialogu, w sposób jawny, otwarty, partnerski, nie anonimowy.
- Powinna być wprowadzona zasada odpowiedzialności personalnej urzędnika za konkretne konsultacje.
- Należy wprowadzić możliwość zgłaszania tematów do konsultacji przez grupę mieszkańców (100-150 osób).
- Należy oficjalnie dziękować grupie mieszkańców odpowiedzialnych za realizację danego pomysłu.
- Należy upowszechniać wyniki wszystkich konsultacji.
- Należy prowadzić edukację obywatelską w zakresie uczestniczenia mieszkańców w konsultacjach.
- Konsultować powinien móc każdy, kto jest zainteresowany tematem konsultacji.
- Przy konsultacjach należy dbać o dobro wspólne miasta, należy minimalizować wpływ grup interesów, które mogą lobbować wygodne dla siebie rozwiązania.
- Należy opracowywać kalendarium konsultacji (plan konsultacji).
- Należy przewidzieć w budżecie miejskim koszt przeprowadzania konsultacji.
- W przypadku inwestycji, należy zaplanować koszty konsultacji tej inwestycji w ogólnych kosztach inwestycji.
- W sytuacjach nadzwyczajnych (nagłych/nieprzewidzianych) należy przeprowadzać konsultacje w trybie interwencyjnym.
3. Metody prowadzenia konsultacji
W zależności od rodzaju konsultacji należy stosować odpowiednie, zróżnicowane, różnorodne metody konsultacyjne.
Proponowane metody konsultacyjne:
- Spotkania dzielnicowe, spotkania w okręgach wyborczych.
- Spotkania w miejscach zamieszkania osób, których konsultacje dotyczą bezpośrednio.
- Zgłaszanie uwag/opinii poprzez internet.
- Panele obywatelskie (tematyczne, branżowe).
- Debaty.
- Ankiety (papierowa, elektroniczna).
W przypadku bardziej złożonych, trudnych merytorycznie tematów konsultacji:
- powinny być organizowane „spotkania przedkonsultacyjne”, czyli spotkania na których eksperci przybliżą uczestnikom zagadnienia związane z tematem konsultacji, aby podczas właściwych konsultacji, ich uczestnicy dysponowali odpowiednią wiedzą.
- Organizacje pozarządowe specjalizujące się w danym temacie konsultacji powinny przedstawiać swoje opracowania eksperckie.
- Samorząd powinien opracowywać kompendia wiedzy (opracowania) przybliżające mieszkańcom kwestie związane z tematem konsultacji. Opracowania takie powinny być sporządzone odpowiednio wcześnie, przystępnym językiem i powinny dotrzeć w sposób skuteczny do odbiorców konsultacji.
4. Docieranie z informacją o konsultacjach do mieszkańców
Dotarcie z informacją o konsultacjach jest podstawą przeprowadzenia skutecznych konsultacji. Każdorazowo należy określać grupę adresatów konsultacji. W zależności od odbiorców konsultacji (np. mieszkańcy danej dzielnicy), należy stosować różne, dostosowane do odbiorców sposoby docierania z informacją. Należy prowadzić kampanie informacyjne o konsultacjach (np. bezpłatny biuletyn, subskrypcja, dotarcie do każdego mieszkańca, kwartalnik miejski).
Sposoby/metody docierania z informacją o konsultacjach:
- Przesyłka informacji pocztą tradycyjną.
- Zamieszczanie informacji na stronach internetowych: Urzędu Miejskiego, Biuletynu Informacji Publicznej, stronie do konsultacji społecznych, portalach społecznościowych.
- Zamieszczanie informacji w elbląskich serwisach internetowych.
- Zamieszczanie informacji w prasie (Dziennik Elbląski), Telewizji Elbląskiej.
- Umieszczanie informacji na tablicach ogłoszeń, słupach ogłoszeniowych, klatkach schodowych itp.
- Zamieszczanie informacji o planowanych konsultacjach oraz ankiet konsultacyjnych w kwartalniku miejskim: Elbląskim Serwisie Miejskim. Możliwość subskrybowania kwartalnika drogą elektroniczną.
- Opracowywanie i upublicznianie rocznego planu konsultacji.
- Uruchomienie rozbudowanego serwisu do konsultacji, z możliwością łączenia przez telefony komórkowe.
- Informowanie poprzez sms.
- Informowanie poprzez organizacje pozarządowe.
- Informowanie poprzez parafie.
- E-PUAP.
5. Kto może/powinien konsultować
Każdy zainteresowany mieszkaniec Elbląga.

Opracował zespół ekspertów Stowarzyszenia ESWIP